Wenn Projektreports mehr Zeit kostet als inhaltliche Projektarbeit

Die Realität im Team

• Projektstatus kommt spät, unvollständig oder uneinheitlich

• Berichte müssen manuell konsolidiert und nachbearbeitet werden

• Risiken und Abhängigkeiten werden zu spät sichtbar

• Viel Koordination, wenig Zeit für echte Steuerung

KI wird genutzt – aber nicht in die Arbeitsprozesse integriert.

Ein AI TEAMMATE ist kein Reporting-Tool.
Er übernimmt eine klar definierte PMO-Rolle, um Projektarbeit strukturierter, transparenter und steuerbarer zu machen – mit klaren Aufgaben, Grenzen und Kontrollpunkten.

So arbeitet ein AI TEAMMATE

Beispiel-AI-TEAMMATE: „PMO & Projekt-Assistant“

Unterstützt PMOs und Transformationsteams bei der Vorbereitung von Status, Entscheidungsgrundlagen und Steuerungsinformationen – wiederholbar, nachvollziehbar und teamfähig.

Rolle im Team

1. Projektstatus konsolidieren

• Strukturiert Status-Inputs aus Projekten und Streams

• Ordnet Fortschritt, Risiken, Abhängigkeiten einheitlich

• Markiert fehlende oder widersprüchliche Angaben

2. Steuerungsunterlagen vorbereiten

• Erstellt konsistente Status- und Steering-Vorlagen

• Bereitet Entscheidungsoptionen mit Annahmen vor

• Hebt Eskalations- und Handlungsbedarf klar hervor

3. Reviews & Gremien vorbereiten

• Erstellt Management-Zusammenfassungen

• Listet offene Punkte und nächste Schritte strukturiert

• Unterstützt Lenkungskreis- und Review-Termine

Konkrete Aufgaben

Sweet Spot - größter Entlastungshebel

Vom rohen Projektinput zur klaren Entscheidungsgrundlage.
Der aufwendigste Teil der PMO-Arbeit wird vorbereitet – Entscheidungen bleiben beim Menschen.

Grenzen & Oversight (Governance von Anfang an)

Der AI TEAMMATE darf nicht:

• Projekte priorisieren oder Entscheidungen treffen

• Zusagen gegenüber Stakeholdern formulieren

• Bewertungen von Personen oder Leistungen ableiten

Stop-Regeln (automatische Übergabe an Menschen):

• widersprüchliche Statusdaten

• kritische Risiken ohne Verantwortliche

• strategisch sensible Themen

Check-Punkte vor Nutzung:

• Vollständigkeit & Konsistenz

• Einhaltung von PMO-Templates

• Review vor Nutzung in Gremien

Was sich im Alltag messbar ändert

• Weniger manueller Koordinationsaufwand

• Schnellere, fundiertere Entscheidungen

• Frühere Transparenz über Risiken

• Mehr Zeit für Steuerung statt Aufbereitung

So startest du mit genau diesem AI TEAMMATE

Im Schnelleinstieg klärst du in wenigen Minuten:

• welche PMO-Aufgaben im Fokus stehen

• wie viel Autonomie erlaubt ist

• wo Stop- und Check-Punkte nötig sind

• welche KPIs im Pilot zählen (z. B. Durchlaufzeit, Transparenz)

Der Einstieg ist vorbereitet – alles lässt sich anpassen.

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