Wenn Berichte und Dokumentation Teams ausbremsen

Die Realität im Team

• Inhalte kommen aus vielen Quellen (E-Mails, Notizen, alte Dokumente)

• Entwürfe sind uneinheitlich und schwer reviewbar

• Termine rutschen, obwohl die Arbeit „eigentlich klar“ ist

KI wird genutzt – aber nicht in die Arbeitsprozesse integriert.

Ein AI TEAMMATE ist kein freier Chat.
Er übernimmt eine klar definierte Teamrolle mit festen Quellen, Aufgaben, Grenzen und Übergabepunkten – damit Ergebnisse reproduzierbar, prüfbar und teamfähig werden.

So arbeitet ein AI TEAMMATE

Beispiel-AI-TEAMMATE: „Report & Doku-Buddy“

Unterstützt zentrale Teams bei der Erstellung wiederkehrender Reports, Policies und Trainingsdokumente – vom Rohmaterial bis zum review-fähigen Entwurf.

Rolle im Team

1. Inhalte strukturieren

• Sammelt relevante Informationen aus bereitgestellten Dokumenten

• Ordnet Inhalte einer vorgegebenen Kapitelstruktur zu

• Markiert fehlende oder widersprüchliche Informationen

2. Entwurf erstellen

• Verfasst einen konsistenten Textentwurf im bestehenden Template

• Nutzt definierte Begriffe, Tonalität und Gliederung

• Trennt Fakten, Annahmen und offene Punkte klar

3. Review-Vorbereitung

• Erstellt eine kompakte Zusammenfassung der Kernaussagen

• Hebt Stellen hervor, die fachliche Freigabe benötigen

• Liefert eine strukturierte Liste offener Fragen

Konkrete Aufgaben

Sweet Spot - größter Entlastungshebel

Vom ungeordneten Input zum sauber strukturierten Erstentwurf.
Der zeitintensivste und nervigste Teil wird zuverlässig vorbereitet.

Grenzen & Oversight (Governance von Anfang an)

Der AI TEAMMATE darf nicht:

• finale Aussagen treffen

• Inhalte extern teilen

• personenbezogene oder sensible Daten interpretieren

Stop-Regeln (automatische Übergabe an Menschen):

• widersprüchliche Zahlen oder Quellen

• rechtliche oder regulatorische Unsicherheiten

• fehlende Freigaben oder unklare Vorgaben

Check-Punkte vor Nutzung:

• Vollständigkeit der Kapitel

• Konsistenz von Begriffen und Zahlen

• Einhaltung des Templates

Was sich im Alltag messbar ändert

• Kürzere Durchlaufzeit vom Input zum prüfbaren Entwurf

• Weniger Review-Schleifen, da Struktur und Qualität stimmen

• Planbare Ergebnisse, auch bei wechselnden Teammitgliedern

• Mehr Zeit für fachliche Entscheidungen statt Format- und Strukturarbeit

So startest du mit genau diesem AI TEAMMATE

Im Schnelleinstieg klärst du in wenigen Minuten:

• welche Report- oder Dokumenttypen im Fokus stehen

• welche Aufgaben der AI TEAMMATE übernehmen soll

• wie viel Autonomie erlaubt ist

• wo Stop- und Check-Punkte gesetzt werden

• welche Kennzahlen im Pilot zählen (z. B. Durchlaufzeit, Qualität)

Der Einstieg ist vorbereitet – alles lässt sich anpassen.

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